08/07 - Notre Commune recrute un employé d'administration (h/f) à titre contractuel et à ¾ temps en qualité de gestionnaire du Service des Etrangers, du Service des cimetières communaux et renfort au Service Population-Etat civil avec constitution d'une réserve de recrutement

==> Actualité du 08 juillet 2026

L'Administration communale de Doische procède à l'engagement d'un employé d'administration (h/f) afin de renforcer le Service Population–État civil.

La personne engagée sera principalement chargée de la gestion du Service des Étrangers et de la gestion administrative des cimetières communaux. Elle assurera également un soutien polyvalent aux activités du Service Population – État civil afin de garantir la continuité du service public et un accueil de qualité aux citoyens.

Fonction

Sous l'autorité du Directeur général, le/la titulaire de la fonction exerce les missions suivantes :

A. Gestion du Service des Étrangers

Le titulaire est responsable de la gestion complète des dossiers relatifs au séjour des ressortissants étrangers.

À ce titre, il ou elle :

• accueille, informe et accompagne les usagers dans leurs démarches administratives ;
• constitue, vérifie et instruit les dossiers de séjour ;
• applique la législation relative aux étrangers ainsi que les circulaires et instructions ministérielles ;
• assure le suivi des demandes auprès de l'Office des Étrangers, du SPF Intérieur et des autres administrations compétentes ;
• délivre les documents de séjour conformément à la réglementation ;
• assure l'encodage et la mise à jour des données dans les applications informatiques officielles ;
• assure le suivi des échéances des titres de séjour ;
• rédige les courriers, rapports et actes administratifs nécessaires ;
• veille à la qualité des données enregistrées.

B. Gestion administrative des cimetières communaux

Le titulaire assure la gestion administrative des cimetières communaux.

Ses missions comprennent notamment :

• la gestion des concessions funéraires ;
• la préparation des décisions administratives ;
• la tenue des registres réglementaires ;
• la gestion du plan des cimetières et des emplacements ;
• le suivi des échéances des concessions et des procédures de renouvellement ;
• la collaboration avec le Service Travaux et plus particulièrement l’équipe des fossoyeurs communaux ;
• les contacts avec les entreprises de pompes funèbres ;
• l'accueil et l'accompagnement des familles avec tact, empathie et discrétion.

C. Appui au Service Population – État civil

Afin d'assurer la continuité du service, le titulaire participe également aux missions suivantes :

• délivrance de documents administratifs ;
• traitement des changements de domicile ;
• délivrance de certificats et extraits ;
• mise à jour des registres de population ;
• soutien administratif aux activités de l'État civil ;
• remplacement ponctuel des collègues en cas d'absence.

D. Gestion des appels téléphoniques entrants et aide de première ligne

Assurer un accueil téléphonique professionnel et de qualité, répondre aux demandes des usagers en première ligne, fournir une information fiable et orienter les interlocuteurs vers les services compétents lorsque nécessaire.

Profil recherché

Conditions d'accès

• générales
  • Etre belge ou citoyen de l'Union européenne ou être en possession d’un permis de travail ou de séjour ;
  • Avoir une connaissance de la langue suffisante au regard de la fonction à exercer
  • Jouir des droits civils et politiques
  • Etre d'une conduite répondant aux exigences de la fonction au vu du certificat de bonnes vies et mœurs
  • Satisfaire aux lois de la milice
  • Justifier de la possession des aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer
  • Être agé(e) de 18 ans au moins
  • Disposer du permis de conduire B
  • Être porteur du diplôme en rapport avec l'emploi à conférer
  • Réussir un examen de recrutement
• Particulières
  • Être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (graduat ou baccalauréat) à orientation administrative ou juridique délivré par un établissement d'enseignement créé, subventionné ou reconnu par l'Etat fédéral ou la Fédération Wallonie-Bruxelles. En cas de diplôme(s) étranger(s), fournir l’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles.
  • ou être titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) à orientation générale ou bureautique avec une expérience de 3 ans dans un pouvoir local (commune ou cpas) (attestation à fournir).
  • Être dans les conditions APE* (Aides à la promotion de l’emploi) le jour de l'entrée en fonction est un atout ;
  • Disposer du permis B est obligatoire ;
  • Satisfaire aux épreuves de sélections suivantes :

• Une épreuve écrite se présentant sous la forme d’une épreuve spécifique en lien avec l'offre d'emploi (étrangers, cimetière, population et cdld). La matière faisant l’objet du présent recrutement sera fournie.

L'épreuve écrite compte pour 60 % de l'ensemble des épreuves.

Minimum des points requis : 50 %

• Une épreuve orale se présentant sous la forme d'un entretien approfondi mené par les membres du jury et qui permet :
  • d’évaluer la personnalité du candidat, à savoir ses centres d’intérêt, sa sociabilité, sa résistance au stress, son esprit d’équipe, sa stabilité émotionnelle, sa faculté d’adaptation ;
  • de s’informer sur ses motivations, à savoir son intérêt pour la fonction, les besoins et valeurs qu’il cherche à satisfaire dans la vie professionnelle et qui doivent être en adéquation avec ce qui est proposé ;
  • d’évaluer ses compétences en analysant formations et expériences pour déterminer le niveau d’adéquation avec les compétences requises par la fonction à pourvoir ;
  • d’évaluer ses aptitudes, à savoir son potentiel évolutif ;

L'épreuve orale compte pour 40 % de l'ensemble des épreuves.

Minimum des points requis : 50 %

Au terme de ces deux épreuves, les cotations de chaque candidat qui auront obtenu au minimum 50 % dans chacune des épreuves seront additionnées. Seuls les candidats obtenant un total général d'au moins 60 % pourront être engagés ou versés dans une réserve de recrutement.

* Depuis le 1ᵉʳ janvier 2026, pour bénéficier de l’aide APE, le travailleur devra être inscrit comme chercheur d’emploi depuis au moins 4 mois à la veille de son engagement. Les personnes ayant déjà travaillé sous statut APE, quel que soit le secteur, y ont accès directement pour autant qu’elles soient domiciliées en Belgique.

Connaissances attendues

Le candidat possède ou est capable d'acquérir rapidement des connaissances relatives :

• à la législation sur les étrangers ;
• à la réglementation relative aux registres de population ;
• à la législation funéraire ;
• au fonctionnement d'une administration communale ;
• aux principes du droit administratif (CDLD) ;

La connaissance des logiciels communaux (GIGWAL, BELPIC, logiciels SAPHIR…) constitue un avantage.

Compétences

Le candidat est capable de : analyser une réglementation complexe ; appliquer des procédures administratives avec rigueur ; gérer simultanément plusieurs dossiers ; respecter des délais stricts ; communiquer efficacement avec différents interlocuteurs ; rédiger des courriers administratifs de qualité ainsi que des délibérations du collège et du conseil ; travailler aussi bien de manière autonome qu'en équipe.

Qualités personnelles

Nous recherchons une personne qui fait preuve de : sens du service public ; intégrité ; discrétion absolue ; organisation ; rigueur administrative ; esprit d'initiative ; disponibilité ; empathie ; diplomatie ; résistance au stress ; capacité d'adaptation ; respect des procédures ; esprit de collaboration.

Contrat et avantages

Contrat

• Contrat à durée déterminée de 6 mois à ¾ temps (28h30/semaine), suivi d’un contrat à durée indéterminée si évaluation favorable
• Entrée en service souhaitée : dès que possible
• Rémunération sur base du diplôme conformément aux barèmes suivant en vigueur au sein des Pouvoirs locaux :
  • D4 : Salaire annuel brut (index actuel) : sans ancienneté : 32.843,85 € - 6 ans d'ancienneté : 37.315,38 € - 25 ans d’ancienneté : 50.073,75 €.
  • D6 : Salaire annuel brut (index actuel) : sans ancienneté : 35.012,01 € - 6 ans d'ancienneté : 41.678,46 € - 25 ans d’ancienneté : 53.797,25 €.
• Possibilité de valoriser l'ancienneté acquise dans le secteur privé (max. 6 ans en fonction de la pertinence) et dans le secteur public (toutes les années prises en compte)

Avantages

• Chèques repas, pécule de vacances, prime de fin d'année, deuxième pilier de pension
• Service social collectif et assurance hospitalisation avantageuse (à charge de l’employé)
• Régime de congés propre à la fonction publique (26 jours)

Dossier de candidature

Le dossier de candidature devra à peine d’irrecevabilité, être adressé à Monsieur Sylvain Collard, Directeur général, Maison communale, rue Martin Sandron 114, par pli recommandé à la Poste ou remise de la main à la main contre accusé de réception pour le 14 août 2026 au plus tard avec toutes les pièces énumérées ci-dessous :

• Formulaire de candidature
• Annexe 1 - Une lettre de motivation
• Annexe 2 - Un curriculum vitae
• Annexe 3 - Un extrait du casier judiciaire « modèle 595 – modèle général » daté de moins de 3 mois à la date d'envoi de la candidature
• Annexe 4 - Une copie du ou des diplômes/certificats + le cas échéant, attestation d’expérience professionnelle
• Annexe 5 - Une copie recto-verso de la carte d’identité
• Annexe 6 - Une copie recto-verso du permis de conduire

Tout dossier incomplet à la date de clôture de l’appel public sera considéré comme irrecevable.

En fonction du nombre de candidats et de leur profil, le Collège se réserve le droit de procéder à une présélection des candidatures avant l’épreuve écrite, sur base des dossiers de candidature.

Seules les candidatures complètes, introduites dans les délais et répondant aux critères mieux définis ci-avant seront prises en considération. Toute candidature envoyée par courrier électronique ne sera pas prise en compte.

Attention, dans le cadre du RGPD, en envoyant votre candidature pour l'emploi concerné, vous autorisez la Commune de Doische à utiliser et conserver vos données envoyées dans le cadre des recrutements pendant une durée d'un an.