02/02 - Notre Commune recrute un agent administratif (h/f/x) pour le Service Population & Etat-civil...

==> Actualité du 02 février 2022

Appel public pour l'engagement d'un employé d'administration (h/f/x), sous contrat à durée déterminée de 6 mois, à raison de 38h/semaine, suivi d'un CDI si évaluation positive

Contexte :

Le Service de l'Etat civil et de la Population est chargé de missions spécifiquement déconcentrées de l'autorité fédérale vers les autorités communales, notamment

• l'enregistrement des citoyens dans les registres de la population et des étrangers ;
• la délivrance des documents et attestations y afférents ;
• la rédaction des actes de l'état civil et la tenue des registres.

Les données introduites par les communes dans leurs registres constituent la principale source de données du registre national. Le service est chargé également de la gestion administrative des funérailles et des sépultures dans les cimetières communaux ainsi que de l'organisation au niveau local des divers scrutins électoraux.

Principales missions en collaboration avec les autres membres du service (liste non exhaustive) :

• Assurer le suivi de demandes de cartes d'identité.
• Assurer le suivi de reconnaissance pré-natale et post-natale.
• Assurer le suivi des arrêtés royaux en changement de nom et des arrêtés ministériels en changement de prénom.
• Assurer le suivi des changements d'adresse.
• Assurer le suivi des courriers aux jurés d'assises.
• Assurer le suivi des déclarations de changements de sexe, nom, prénom.
• Assurer le suivi des demandes de documents, des informations.
• Assurer le suivi des dossiers de mariage.
• Assurer le suivi des dossiers de naissance.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la déchéance du droit de conduire.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la demande d'obtention de la nationalité belge.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la population belge et étrangère.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la rectification des actes de l'état-civil.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux décès.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux demandes de cohabitation légale.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux demandes de titres de séjour.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux dernières volontés.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux divorces.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux dons d'organes.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux euthanasies.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux passeports.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux permis de conduire.
• Assurer le suivi des jugements à transcrire.
• Assurer le suivi des vaccinations antipoliomyélitiques.
• Classer les documents et différentes pièces du dossier de l'usager.
• Compléter les données dans les documents types et/ou dans les bases de données.
• Encaisser des paiements au guichet et procéder aux enregistrements.
• Encoder les informations dans le registre national et dans les autres banques de données (naissance, permis de conduire, passeport, titres de séjour, mariage, décès, ...).
• Envoyer les accusés de réception des documents officiels.
• Envoyer les dossiers relatifs à l'obtention de la nationalité belge vers les autres institutions (parquet, office des étrangers).
• Ranger méthodiquement les dossiers.
• Rassembler les informations et/ou les documents par dossiers.
• Traiter les réponses relatives aux plaintes des personnes qui se présentent au guichet.
• Attirer l'attention de l'usager sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à suivre.
• Détecter les erreurs ou anomalies formelles dans les jugements avant toute transcription dans le RN ou autres bases de données.
• S'assurer que le destinataire d'un document est autorisé par ou en vertu de la loi à le recevoir.
• S'assurer de la légalité des documents fournis par le citoyen ou tout autre autorité préalablement à l'actualisation du RN et autres banques de données.
• S'assurer de l'identité réelle des personnes préalablement à la délivrance de documents.
• Vérifier les conditions relatives à l'établissement ou à la transcription d'un acte de l'état-civil.
• Délivrer les cartes d'identité, les passeports, les permis de conduire, les certifications et authentifications de documents ("copies conformes", "légalisation de signatures", ...).
• Délivrer les copies, extraits et certificats divers relatifs aux actes figurant dans les registres de l'état-civil.
• Délivrer les documents officiels ou extraits des registres de la population et des étrangers.
• Délivrer les extraits de casier judiciaire, les bulletins de renseignement et les certificats de moralité.
• Informer le public sur les sujets inhérents au service.
• Renseigner les visiteurs sur les différents services et le fonctionnement de l'administration.
• S'affirmer face aux personnes désagréables ou agressives en reformulant l'information fermement et posément.
• Satisfaire la demande d'information ou d'orientation du public
• Se montrer accueillant avec le public interne et externe.
• Se montrer diplomate avec les personnes lentes, nerveuses, compliquées ou qui comprennent difficilement.
• Se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles pour les personnes concernées par les dossiers.
• Se soucier de la qualité du service rendu au public de l'organisation et de l'information communiquée à l'usager.
• Se soucier du client et de sa demande.
• Collaborer avec la police.
• Collaborer avec les autres services de l'administration afin de garantir une exécution optimale des dossiers.
• Collaborer et partager les informations avec les membres de l'équipe dans l'intérêt du service.
• Participer à l'organisation des élections.
• Participer aux réunions d'équipe, aux briefings/débriefings de projets et aux entretiens individuels.
• Participer de manière active et régulière aux formations proposées.

 

Conditions de recrutement et qualifications :

A. Conditions de participation

• Etre belge ou citoyen de l'Union européenne ou être en possession d’un permis de travail ou de séjour ;
• Avoir une connaissance de la langue suffisante au regard de la fonction à exercer
• Jouir des droits civils et politiques
• Etre d'une conduite répondant aux exigences de la fonction au vu du certificat de bonnes vies et mœurs
• Satisfaire aux lois de la milice
• Justifier de la possession des aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer
• Être agé(e) de 18 ans au moins
• Disposer du permis de conduire B
• Être porteur du diplôme en rapport avec l'emploi à conférer
• Réussir un examen de recrutement

 

B. Conditions particulières

• être titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (D6) à orientation administrative ou juridique délivré par un établissement d'enseignement créé, subventionné ou reconnu par l'Etat fédéral ou la Fédération Wallonie-Bruxelles. En cas de diplôme(s) étranger(s), fournir l’équivalence délivrée par la Fédération Wallonie-Bruxelles.
  ou être titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS) (D4) à orientation générale ou bureautique avec une expérience de 3 ans dans un service similaire d’une administration communale.
• Être en possession d'un passeport APE ou à défaut, être dans les conditions APE le Jour de l'entrée en fonction ;
• Disposer du permis B est obligatoire ;
• Satisfaire aux épreuves de sélections suivantes :

• Une épreuve écrite se présentant sous la forme
  • • une synthèse et commentaire critique d’un texte laissé à la disposition du candidat. Cette épreuve doit permettre d’apprécier la maîtrise de l’expression écrite ; (20 points)
    • de test d’aptitudes qui permettent d’évaluer les compétences des candidats et le degré de concordance du profil du candidat à celui de la fonction ; (30 points)
    • de la rédaction d’une lettre ; (10 points)

L'épreuve écrite compte pour 60 % de l'ensemble des épreuves.
Minimum des points requis : 50 %

• Une épreuve orale se présentant sous la forme d'un entretien approfondi mené par les membres du jury et qui permet :
  • • d’évaluer la personnalité du candidat, à savoir ses centres d’intérêt, sa sociabilité, sa résistance au stress, son esprit d’équipe, sa stabilité émotionnelle, sa faculté d’adaptation ;
    • de s’informer sur ses motivations, à savoir son intérêt pour la fonction, les besoins et valeurs qu’il cherche à satisfaire dans la vie professionnelle et qui doivent être en adéquation avec ce qui est proposé ;
    • d’évaluer ses compétences en analysant formations et expériences pour déterminer le niveau d’adéquation avec les compétences requises par la fonction à pourvoir ;
    • d’évaluer ses aptitudes, à savoir son potentiel évolutif ;

L'épreuve orale compte pour 40 % de l'ensemble des épreuves.
Minimum des points requis : 50 %

Au terme de ces deux épreuves, les cotations de chaque candidat qui auront obtenu au minimum 50 % dans chacune des épreuves seront additionnées. Seuls les candidats obtenant un total général d'au moins 60 % pourront être engagés ou versés dans une réserve de recrutement.

Profil recherché :

• Avoir le sens de l’accueil (bonne présentation, politesse, …), de l’écoute et du service au public.
• Être à la fois autonome et apprécier le travail en équipe (bonne collaboration avec ses collègues).
• Faire preuve de diplomatie et de communication.
• Faire preuve d’initiative et de flexibilité.
• Etre résistant(e) au stress.
• Faire preuve de discrétion et du respect du secret professionnel.
• Travailler de manière rigoureuse, organisée et soignée.
• Être capable d’analyser et de synthétiser les informations.
• Pouvoir prioriser les tâches et s’adapter à la situation.
• Planifier son travail en fonction des priorités et des urgences.
• Posséder une excellente orthographe et de bonnes capacités rédactionnelles.
• Maîtriser les outils informatiques de base et être prêt à se former dans tout logiciel utile à la fonction (Saphir, Mercurius, Belpas, Belpic).
• Faire preuve de polyvalence et d’autonomie pour répondre aux tâches demandées de manière efficace et rapide.

 

Rémunération et avantages :

• Un contrat à durée déterminée 6 mois, suivi d’un CDI si évaluation positive, en tant qu’agent contractuel APE à temps plein.
• Echelle barémique (D4), si CESS : Min. : 27.483,59 € Max. : 41.901,23 €.
• Echelle barémique (D6), si baccalauréat : Min. : 29.297,71 € - Max. : 45.017,02 €
• Second pilier de pension, prime de fin d’année et chèques repas de 6,00 €.

Possibilité de reprise d’ancienneté barémique de 6 années maximum dans le secteur privé et de toutes les années effectuées dans le secteur public.

Candidature :

Sous peine d’irrecevabilité, les candidatures sont à adresser au Collège communal de Doische, Monsieur le Directeur général, rue Martin Sandron 114 à 5680 Doische ou par mail à l’adresse c3lsdmFpbi5jb2xsYXJkQGRvaXNjaGUuYmU=, pour le 24 mars 2022, au plus tard (date de clôture de l’appel à candidature, le cachet de la poste ou la date de réception faisant foi).

Il est impératif d’indiquer en objet ou sur l’enveloppe « Candidature pour le poste d’employé(e) d’administration D4/D6 pour le service Population/Etat civil ».

L’acte de candidature doit être composé des documents suivants :

• Annexe 1 - Une lettre de motivation + photo
• Annexe 2 - Un curriculum vitae
• Annexe 3 - Un extrait du casier judiciaire daté de moins de 3 mois à la date d'envoi de la candidature
• Annexe 4 - Une copie du diplôme + le cas échéant, attestation d’ancienneté professionnelle
• Annexe 5 - Une copie recto-verso de la carte d’identité

 

Les candidatures incomplètes ne seront pas acceptées.

Attention, dans le cadre du RGPD, en envoyant votre candidature pour l'emploi concerné, vous autorisez la Commune de Doische à utiliser et conserver vos données envoyées dans le cadre des recrutements pendant une durée d'un an.

Pour tout renseignement complémentaire, veuillez contacter le Service du personnel au 082/21.47.29 ou auprès de Monsieur le Directeur général au 082/21.47.33.